COMO FUNCIONA A TRIBUTAÇÃO SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTOS?

COMO FUNCIONA A TRIBUTAÇÃO SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTOS?

A gestão eficiente da folha de pagamento é extremamente importante para qualquer empresa. Isso porque, independentemente do porte econômico e número de funcionários, todas estão obrigadas por força da lei.

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Ela representa uma das maiores despesas e, se não for bem administrada, pode comprometer seriamente a saúde financeira da empresa.

Situações como contratações de emergência, demissões não esperadas, aumentos salariais, faltas, afastamento por doenças, entre outras, tornam o quadro de funcionários bastante dinâmico e influenciam diretamente a folha de pagamento.

Além disso, é fundamental que o empresário compreenda todos os aspectos legais que a envolvem, bem como os impostos, encargos e cálculo.

Mesmo que não o faça efetivamente, é necessário entender todo o processo, para garantir que seja feito corretamente, obedecendo à legislação, evitando multas e processos trabalhistas e, principalmente, assegurando um maior controle financeiro.

Qual a função da folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma obrigação legal pela qual a empresa detalha e consolida todas as informações sobre o histórico mensal de cada funcionário, registrando os valores referentes às remunerações com seus devidos descontos e acréscimos.

Portanto, o documento tem função fiscal, contábil e operacional.

Ela agrega a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformando-os em fatores numéricos por meio de códigos, referências, quantidade, percentagens e valores.

O governo utiliza essas informações para comprovar as arrecadações de verbas trabalhistas e previdenciárias e para fiscalizar possíveis irregularidades por parte das companhias.

Quais são os principais encargos vinculados à folha de pagamento e como é feita a tributação?

Os pagamentos vinculados à folha de pagamento estão previstos na legislação brasileira e devem ser obrigatoriamente recolhidos pelo empregador. São eles:

INSS
RAT
FGTS
IMPOSTO DE RENDA
SALÁRIO EDUCAÇÃO
SENAC
SESC
SENAI
SESI
SEBRAE
FÉRIAS
13o SALÁRIO
AUXÍLIO DOENÇA
SALÁRIO FAMÍLIA
LICENÇA MATERNIDADE

INSS

A legislação previdenciária determina que o empregador deve descontar, da folha de pagamento de seus empregados, a contribuição destinada ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o órgão responsável pelo pagamento das aposentadorias e demais benefícios dos trabalhadores brasileiros que contribuem com a Previdência Social — com exceção dos servidores públicos.

É a contribuição da Previdência Social que garante diversos benefícios aos contribuintes, como:

  • aposentadoria por tempo de contribuição, por idade ou por invalidez;
  • pensão por morte;
  • auxílio-doença;
  • auxílio-acidente;
  • salário-maternidade;
  • salário-família;
  • reabilitação profissional;
  • 13º salário.

Entre outros. É importante destacar que empresas não optantes do Simples Nacional deverão descontar, na folha de pagamento do empregado, o percentual de 20% sobre o total das remunerações mensais pagas, a qualquer título.

No caso de empresas que contratam outras empresas ou pessoas jurídicas, o percentual de recolhimento também será de 20% sobre o valor total pago para esses empregados.

RAT

O RAT (Risco Ambiental do Trabalho) é uma contribuição previdenciária específica para custear acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais dos trabalhadores.

Seu objetivo é arcar com os custos de tratamento de trabalhadores acidentados ou que adquiriram doenças ocupacionais no trabalho. Assim, a alíquota será aumentada na medida em que a atividade gerar riscos à saúde e à integridade física do empregado.

Dessa forma, as empresas que têm como objeto atividades de risco mínimo deverão contribuir com a alíquota de 1%; as que apresentarem risco médio, contribuirão com 2%; enquanto as empresas que oferecerem risco grave terão a obrigação de contribuir com 3%.

Lembrando que as alíquotas incidirão sobre o total da remuneração pelas empresas, no decorrer do mês, aos empregados e trabalhadores avulsos segurados.

É importante informar também que, para empresas que oferecem aos trabalhadores exposição a agentes nocivos que gerem direito a aposentadoria especial, as alíquotas acima serão alteradas para 6%, 9% ou 12%, respectivamente, de acordo com o tempo de contribuição para aposentadoria especial na atividade executada pelo trabalhador.

 

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi criado com o objetivo de proteger o trabalhador em caso de demissão sem justa causa. O valor de FGTS recolhido é depositado pelo empregador em uma conta de titularidade do trabalhador, que poderá sacar o montante integral se for demitido sem justa causa.

A quantia também poderá ser utilizada em outras ocasiões, como a aquisição do primeiro imóvel por meio de financiamento bancário obtido junto à Caixa Econômica Federal.

O percentual do FGTS que deve ser depositado pelo empregador é de 8% sobre o salário bruto e não é descontado da remuneração do trabalhador. Para efetuar o recolhimento mensal do FGTS será utilizada a Guia de Recolhimento do FGTS – GRF, e para o recolhimento rescisório a guia é a GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS.

No caso de contrato de trabalho celebrado sob a regulamentação da Lei 11.180/05, que é o chamado contrato de aprendizagem, o percentual do FGTS será menor — apenas 2%.

 Imposto de Renda

Um dos impostos mais conhecidos pelos brasileiros, o imposto de renda é um tributo cobrado em face dos valores arrecadados anualmente pelos contribuintes.

No caso do trabalhador de carteira assinada, um percentual correspondente ao imposto de renda é descontado todos os meses do seu rendimento.

Por conta disso, o empregador tem como obrigação descontar esse percentual de imposto de renda na folha de pagamento dos seus empregados.

As alíquotas desse imposto são fixadas pelo Governo Federal a partir das faixas salariais dos trabalhadores. A tabela de alíquotas atualmente vigente foi proposta em 2015 e determina o seguinte:

  • para salários até R$ 1.903,98, o trabalhador está isento do imposto;
  • de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65, a alíquota é de 7,5%;
  • de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05, a alíquota é de 15%;
  • de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, a alíquota é de 22,5%;
  • acima de R$ 4.664,68, a alíquota é de 27,5%.

SALÁRIO EDUCAÇÃO

O salário educação é um tipo de contribuição social que deve ser paga por empregadores vinculados ao Regime Geral da Previdência Social.

Criado com o objetivo de financiar projetos e ações destinados ao desenvolvimento do Ensino Fundamental Público, o recolhimento do salário educação é realizado pelo Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE).

Para ficar em dia com essa contribuição, o art. 212, § 5º da Constituição Federal prevê que as empresas contribuintes deverão destinar ao FNDE o percentual de 2,5% sobre o total das remunerações de seus empregados, pagas ou creditadas a eles, a qualquer título.

SENAC

A contribuição do SENAC (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial) é destinada ao financiamento de atividades organizadas e administradas por escolas de aprendizagem comercial. Ela é obrigatória para empresas que contratam empregados e avulsos para prestação de serviços, com alíquota de 1% sobre a folha de pagamento mensal.

SESC

Semelhante à contribuição do SENAC, o encargo social do SESC (Serviço Social do Comércio) é aplicado para financiar programas que tragam o bem-estar social dos empregados das empresas relacionadas e de seus familiares. O percentual correspondente à contribuição é de 1,5% sobre o valor da folha de pagamento dos empregados e avulsos que prestam serviços para empresas comerciais, mensalmente.

SENAI

O SENAI (Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial) tem como diretriz principal promover a educação profissional por meio de programas de aprendizagem, a fim de desenvolver o setor industrial. A contribuição vinculada a esse órgão corresponde a 1% sobre o valor total das remunerações pagas pelas empresas do setor industrial aos seus empregados. Por se tratar de uma contribuição vinculada à folha de pagamento, sua incidência é mensal.

SESI

As mesmas empresas que contribuem para o SENAI têm a obrigação de contribuir com o SESI (Serviço Social da Indústria).

Os valores arrecadados são utilizados para a organização e a administração de escolas de aprendizagem industrial, de transporte e de comunicações.

As empresas contribuintes devem destinar 1,5% para o SESI, sendo esse percentual incidente sobre o total das folhas de pagamento de seus empregados e avulsos durante o mês.

SEBRAE

O encargo social destinado ao SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Pequenas e Médias Empresas) tem como objetivo incentivar programas de apoio ao desenvolvimento das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (EPP).

As mesmas empresas que contribuem para o SESI/SENAI e para o SESC/SENAC deverão contribuir também para o SEBRAE. Só que, nesse caso, a alíquota é de 0,3% sobre o total das remunerações pagas pelas empresas aos seus empregados ao final de um mês.

No entanto, há algumas exceções: cartórios, entidades filantrópicas, órgãos federais, estaduais e municipais do Poder Público e empresas de trabalho temporário.

Enfim, cabe ressaltar que as empresas que contribuem para o INCRA estão isentas de contribuir para o SESI/SENAI e para o SESC/SEBRAE.

FÉRIAS

O trabalhador tem o direito de tirar férias no período de 30 dias, após um ano de trabalho. Esse período de descanso, assim como os meses trabalhados, também é remunerado.

A remuneração ao trabalhador que tira férias é paga antecipadamente, incluindo o percentual do 1/3 constitucional, que corresponde ao valor de 1/3 da soma do valor dos dias das férias, acrescido dos reflexos ou médias apurados. Sobre os valores pagos a título de férias e 1/3 constitucional, são retidos, pelo empregador, os impostos acima citados (INSS, FGTS, etc.).

Finalmente, é importante lembrar que os impostos serão retidos de forma proporcional aos dias de férias do mês.

13o SALÁRIO

O 13º salário, que antigamente era conhecido como gratificação natalina, consiste em um salário que o trabalhador recebe a mais pelo ano de trabalho. A sua previsão é constitucional e garante que todos os trabalhadores deverão recebê-lo, sejam eles urbanos ou rurais, incluindo o trabalhador doméstico e o avulso, a partir de 15 dias de serviço.

O valor do 13º salário a ser recebido pelo empregado será proporcional ao seu tempo de serviço no ano corrente, calculado sobre o salário recebido no mês de dezembro. O empregador poderá efetuar o pagamento em 2 parcelas: a primeira deverá ser paga entre os meses de fevereiro e novembro e a segunda, impreterivelmente, até o dia 20 de dezembro.

Quanto à tributação, o 13º salário será descontado do INSS e do imposto de renda da seguinte forma: incidirão e serão devidos no pagamento da segunda parcela, quitada em dezembro, ou na rescisão do contrato de trabalho.

Auxílio-doença

O auxílio-doença é um benefício concedido ao trabalhador que precisa se ausentar do trabalho em razão de doença ou acidente, por mais de 15 dias, devidamente comprovado por meio de perícia médica realizada junto ao INSS.

Durante os 15 primeiros dias de afastamento do empregado, caberá ao empregador a responsabilidade de pagar o seu salário. Passado esse prazo, a responsabilidade de pagamento do salário do empregado passará a ser do INSS.

Sobre o valor do salário pago a título de auxílio-doença, é descontada a taxa de 1,9% do valor da folha de pagamento.

SALÁRIO FAMÍLIA

Outra contribuição a que o empregador deve estar atento, ao calcular a folha de pagamento, é o salário-família. Ele é devido a trabalhadores de baixa renda, que tenham filhos de até 14 anos ou inválidos, independentemente da idade.

O pagamento é feito de acordo com a faixa salarial do empregado, conforme abaixo:

  • R$ 44,09 para remuneração até R$ 859,89;
  • R$ 31,07 para remuneração entre R$ 859,89 e R$ 1.292,43.

Mais uma vez, convém a recomendação de sempre conferir, diretamente na fonte, se houve qualquer revisão nos valores e alíquotas para que não ocorram equívocos no preenchimento da folha de pagamento.

LICENÇA MATERNIDADE

Em caso de gravidez de funcionárias, elas têm direito à licença maternidade, prevista na legislação trabalhista, de até 120 dias contados do nascimento da criança. Para os pais, há a licença paternidade, que é de 5 dias contados a partir da data do nascimento.

Durante essas licenças, os beneficiados continuam recebendo os salários, sem descontos, com exceção da dedução do INSS para o salário pago durante a licença maternidade.

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