A gestão fiscal e contábil é um dos pilares para manter a saúde financeira de qualquer empresa. Erros nessa área podem resultar em sérios problemas, desde multas elevadas até a falência do negócio.

No Brasil, onde a legislação tributária é extremamente complexa, os empreendedores precisam redobrar a atenção para evitar deslizes que possam prejudicar a continuidade das operações.

Neste artigo, vamos listar 10 erros fiscais que as empresas costumam cometer e como evitá-los com uma contabilidade adequada.

1. Escolher o regime tributário incorreto

Um dos erros fiscais mais comuns entre os empresários é a escolha inadequada do regime tributário. Atualmente, o Brasil oferece três principais regimes de tributação: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, e a escolha do regime correto impacta diretamente a carga tributária que será paga.

• Simples Nacional: Ideal para micro e pequenas empresas com faturamento até R$ 4,8 milhões por ano. Ele unifica diversos tributos em um único pagamento, o que simplifica a gestão, mas pode não ser a melhor opção para todas as empresas.
• Lucro Presumido: Empresas que faturam até R$ 78 milhões podem optar por esse regime, onde os impostos são calculados com base em uma presunção de lucro.
• Lucro Real: Utilizado por empresas que possuem margens de lucro baixas ou que são obrigadas pela lei a aderir a esse regime. Os impostos são calculados sobre o lucro efetivo.

Como evitar:

O empresário deve contar com o auxílio de um contador especializado para realizar uma análise completa das receitas, despesas e margens de lucro, e então, escolher o regime tributário mais adequado para o seu perfil. Revisar o regime tributário anualmente também é importante, pois as circunstâncias da empresa podem mudar.

2. Não emitir notas fiscais corretamente

A emissão de notas fiscais é uma obrigação básica, mas muitas empresas falham nesse processo, seja por falta de conhecimento ou por tentarem burlar o Fisco. Emitir notas fiscais incorretas, atrasadas ou não as emitir de forma alguma pode gerar sérias consequências, como multas, fiscalização intensiva e até a suspensão das atividades.

Como evitar:

Utilize um sistema automatizado de emissão de notas fiscais para garantir que todas as transações sejam registradas corretamente. A automação ajudará a evitar erros manuais e mantém o controle das operações. Além disso, o empreendedor deve entender quais operações exigem a emissão de nota fiscal e sempre buscar orientação contábil.

3. Atrasar ou não pagar impostos

Empresas que atrasam o pagamento de impostos ou simplesmente deixam de pagá-los podem enfrentar sérios problemas com a Receita Federal. As penalidades para o não pagamento de tributos incluem multas, juros altos e, em casos extremos, até mesmo a execução fiscal e o bloqueio de bens da empresa.

Como evitar:

Mantenha um calendário fiscal atualizado com todos os prazos de pagamento de tributos. Um contador poderá ajudar a organizar as obrigações fiscais da empresa, garantindo que todos os impostos sejam pagos dentro dos prazos estabelecidos. Uma coisa importante, e que se deve fazer, é reservar uma parte do fluxo de caixa mensal para o pagamento desses tributos, evitando a falta de liquidez no momento de cumprir essas obrigações.

4. Falta de controle do fluxo de caixa

Muitas empresas negligenciam o controle adequado do fluxo de caixa, o que resulta em uma visão distorcida da saúde financeira do negócio. Isso pode levar a erros na previsão de recursos para pagamento de tributos e outras obrigações, aumentando o risco de endividamento e problemas com o Fisco.

Como evitar:

É fundamental registrar todas as entradas e saídas de dinheiro e manter o fluxo de caixa sempre atualizado. Utilize softwares de gestão financeira para facilitar esse controle. O acompanhamento diário permite prever períodos de baixa liquidez e planejar com antecedência como será feito o pagamento de impostos e outras despesas recorrentes.

5. Erros na escrituração contábil

A escrituração contábil é a base para uma gestão fiscal adequada. No entanto, muitos empresários cometem erros ao lançar informações incorretas ou incompletas, seja por falta de conhecimento técnico ou pelo uso de ferramentas inadequadas. Qualquer erro nos lançamentos contábeis pode gerar uma visão distorcida da situação financeira da empresa, além de complicações na hora de apurar impostos e fechar balanços.

Como evitar:

Contrate um contador de confiança e invista em sistemas de contabilidade integrados que garantam precisão e conformidade com a legislação fiscal. A revisão periódica dos registros contábeis, com auditorias internas, também pode prevenir erros antes que eles causem danos maiores.

6. Não fazer planejamento tributário

Empresas que não fazem planejamento tributário acabam pagando mais impostos do que o necessário, o que impacta diretamente a rentabilidade do negócio. Um planejamento tributário bem elaborado permite que a empresa identifique formas legais de reduzir a carga tributária, aproveitando incentivos fiscais e adotando estratégias de otimização fiscal.

Como evitar:

O planejamento tributário deve ser feito com a ajuda de um contador especializado, que poderá identificar as melhores oportunidades de economia fiscal. Isso inclui o aproveitamento de créditos tributários, escolha de regimes fiscais mais vantajosos e utilização de incentivos fiscais aplicáveis ao setor de atuação da empresa.

 

7. Falta de atenção às obrigações acessórias

Além dos impostos, as empresas também precisam enviar uma série de declarações acessórias ao governo, como a DCTF, SPED Fiscal, DIRF, entre outras. O não envio dessas declarações ou o envio com informações incorretas pode resultar em multas e, em alguns casos, até mesmo a suspensão do CNPJ.

Como evitar:

Mantenha um cronograma atualizado com as datas de envio das obrigações acessórias e conte com um contador para garantir que todas as informações estejam corretas. A utilização de sistemas contábeis que integram essas declarações também pode facilitar o envio no prazo e minimizar erros.

8. Desconsiderar a importância da folha de pagamento

A gestão da folha de pagamento é outro ponto crítico para a saúde fiscal da empresa. Muitos negócios cometem erros ao não contabilizar corretamente os encargos trabalhistas, como FGTS, INSS e outros tributos relacionados ao pagamento de salários. Esses erros podem gerar passivos trabalhistas e fiscais que impactam financeiramente o negócio.

Como evitar:

Utilize um sistema de gestão de folha de pagamento confiável e esteja sempre atento às mudanças na legislação trabalhista e previdenciária. A ajuda de um contador especializado garante que todos os encargos estejam sendo recolhidos de maneira correta e que a empresa esteja em conformidade com as obrigações legais.

9. Misturar finanças pessoais com empresariais

Um erro muito comum entre empreendedores, principalmente de pequenas empresas, é a mistura das finanças pessoais com as empresariais. Essa prática complica a apuração correta do lucro da empresa e pode resultar em problemas de caixa, além de dificultar o pagamento correto de impostos.

Como evitar:

Mantenha contas bancárias separadas para as finanças pessoais e as da empresa. Além disso, defina um pró-labore adequado para o sócio ou dono da empresa e evite retirar dinheiro da empresa de forma desorganizada. Com a ajuda de um contador, é possível estabelecer uma política clara de gestão financeira, garantindo que as finanças do negócio estejam sempre bem controladas.

10. Não contratar um contador especializado

Tentar fazer a gestão fiscal e contábil da empresa sem o apoio de um contador especializado é um erro comum e potencialmente fatal. A complexidade do sistema tributário brasileiro exige conhecimento técnico e experiência para garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação e não cometa erros que possam comprometer sua sustentabilidade financeira.

Como evitar:

Contrate um contador ou escritório de contabilidade que entenda as particularidades do seu setor e tenha experiência em lidar com a gestão fiscal e tributária de empresas. Um contador especializado é capaz de evitar erros, otimizar a carga tributária e garantir que todas as obrigações sejam cumpridas corretamente.

Deu pra perceber que os erros fiscais podem comprometer a estabilidade financeira de um negócio e, em casos mais graves, levar à falência. Para evitar esses problemas, é essencial que os empresários adotem uma gestão fiscal eficiente, conte com o apoio de um contador de sua confiança e invistam em ferramentas de automação que facilitem o controle das obrigações fiscais e contábeis.

Com uma contabilidade adequada, sua empresa não apenas evita multas e sanções, mas também consegue otimizar sua carga tributária, melhorar o fluxo de caixa e garantir um crescimento sustentável no longo prazo.