Quando falamos sobre empreender no Brasil, é essencial que microempreendedores individuais (MEIs) e pequenos empresários estejam cientes das suas obrigações, inclusive as fiscais. Cumprir com essas exigências é crucial para manter o negócio em conformidade com a Receita Federal, evitar multas e garantir o crescimento sustentável da empresa.

No presente, vamos apresentar um guia prático e direto sobre as principais obrigações fiscais que MEIs e pequenas empresas precisam cumprir. Além disso, destacaremos prazos importantes e as consequências do descumprimento dessas responsabilidades.

O que é considerado MEI e pequena empresa?

Antes de detalharmos as obrigações fiscais, é importante entender as diferenças entre um MEI e uma pequena empresa.

Quais são as obrigações fiscais para MEIs?

Pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)

A principal obrigação fiscal do MEI é o pagamento mensal do DAS, um documento que reúne os tributos em um valor fixo. O valor do DAS varia conforme a atividade exercida, sendo composto por:

• INSS (Previdência Social): corresponde a 5% do salário mínimo.
• ICMS: para atividades de comércio e indústria, com valor adicional de R$ 1,00.
• ISS: para atividades de prestação de serviços, com valor adicional de R$ 5,00.

O pagamento do DAS deve ser feito até o dia 20 de cada mês, e o atraso pode gerar multas e juros, além de bloquear o acesso a benefícios previdenciários.

Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI)

Todo MEI deve enviar a Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI), que informa à Receita Federal o total de receitas obtidas no ano anterior. Essa declaração é obrigatória mesmo que a empresa não tenha tido faturamento.

O prazo de entrega da DASN-SIMEI vai até o dia 31 de maio de cada ano. O descumprimento desse prazo pode gerar multas, que variam conforme o tempo de atraso e o valor da receita declarada.

Emissão de nota fiscal

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal nas vendas ou prestação de serviços para pessoas jurídicas. Para consumidores finais (pessoas físicas), a emissão de nota fiscal não é obrigatória, exceto se o cliente solicitar. No entanto, é importante verificar as regras de cada estado, pois podem haver exigências regionais.

A não emissão de nota fiscal pode gerar multas e outros problemas legais, por isso é essencial que o MEI esteja atento a essa obrigação.

Obrigações trabalhistas

Embora o MEI possa contratar até um funcionário, ele também deve cumprir com obrigações trabalhistas, como registro em carteira, pagamento de salários, INSS e FGTS. O MEI é responsável por recolher 3% de INSS sobre o salário do empregado e 8% de FGTS, além de outros direitos trabalhistas, como férias e 13º salário.

Obrigações fiscais para pequenas empresas

As pequenas empresas, ao contrário do MEI, têm obrigações fiscais mais complexas, variando conforme o regime de tributação escolhido. Aqui estão as principais obrigações:

Escolha do regime tributário

A primeira obrigação fiscal de uma pequena empresa é escolher o regime de tributação ela terá. As opções incluem:

• Simples Nacional: regime simplificado que unifica oito tributos em uma única guia de pagamento (DAS). O Simples Nacional é voltado para empresas com faturamento anual de até R$ 4.800.000,00.
• Lucro Presumido: regime que estima o lucro da empresa com base em um percentual da receita bruta. Esse regime é vantajoso para empresas que possuem margens de lucro elevadas.
• Lucro Real: utilizado por empresas que têm margens de lucro menores ou que são obrigadas por lei a optar por esse regime. Nesse caso, o imposto é calculado sobre o lucro efetivamente apurado.

A escolha do regime tributário deve ser feita no início de cada ano, e a opção por um regime incorreto pode resultar em pagamento excessivo de tributos.

Pagamento de tributos mensais

Dependendo do regime de tributação escolhido, as pequenas empresas devem realizar o pagamento de diversos tributos mensalmente. No caso do Simples Nacional, o pagamento é feito por meio da DAS, que inclui os seguintes impostos:

• IRPJ: Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
• CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• PIS: Programa de Integração Social;
• Cofins: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
• ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
• ISS: Imposto sobre Serviços;
• CPP: Contribuição Patronal Previdenciária.

As empresas que optam pelo Lucro Presumido ou Lucro Real precisam pagar esses tributos separadamente, com base no faturamento ou no lucro apurado.

Emissão de nota fiscal

Todas as pequenas empresas, independentemente do regime tributário, são obrigadas a emitir nota fiscal ao realizar qualquer transação, seja de venda ou prestação de serviços. A não emissão de notas fiscais pode acarretar multas pesadas, além de outros problemas fiscais.

Declarações acessórias

Além do pagamento de tributos, as pequenas empresas também precisam cumprir com diversas declarações acessórias, que variam conforme o regime tributário. Entre as principais estão:

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): informa à Receita Federal os tributos federais pagos ou a pagar. Essa declaração deve ser feita mensalmente ou trimestralmente, dependendo do regime de tributação.
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): obrigatória para empresas que fazem retenção de imposto de renda na fonte em pagamentos a terceiros.
• SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): obriga as empresas a enviar informações fiscais e contábeis de forma digital, incluindo a EFD-Contribuições e a ECD (Escrituração Contábil Digital).

Obrigações trabalhistas

Assim como o MEI, as pequenas empresas que possuem funcionários precisam cumprir com as obrigações trabalhistas, como o pagamento de salários, recolhimento de INSS e FGTS, além de garantir direitos como férias e 13º salário.

Além disso, a empresa deve enviar mensalmente o eSocial, um sistema unificado que reúne todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas aos funcionários.

Consequências do não cumprimento das obrigações fiscais

Já dito, mas necessário ressaltar, o descumprimento das obrigações fiscais pode gerar multas, bloqueio de benefícios e até a suspensão das atividades da empresa. No caso do MEI, o atraso no pagamento do DAS gera multa diária, enquanto o não envio da DASN-SIMEI pode resultar em penalidades e o bloqueio do CNPJ.

Para pequenas empresas, as consequências são ainda mais severas, incluindo multas pesadas, cobrança de tributos retroativos com juros e, em casos extremos, a inclusão da empresa no cadastro de inadimplentes (Cadin), impossibilitando o acesso a crédito.

Portanto, é essencial que tanto MEIs quanto pequenas empresas estejam sempre atentas aos prazos e obrigações, buscando o auxílio de contadores para garantir a conformidade fiscal.

Além de tudo, cumprir as obrigações fiscais é fundamental para a saúde financeira e a longevidade de qualquer negócio, seja ele um MEI ou uma pequena empresa. O pagamento de tributos, a emissão de notas fiscais e a entrega de declarações dentro dos prazos estabelecidos evitam problemas com a Receita Federal e garantem que o empreendedor possa focar no crescimento do seu negócio.

Se você é um MEI ou pequeno empresário, considere buscar o apoio de um contador para te ajudar a manter todas as suas obrigações fiscais em dia e evitar complicações que possam prejudicar o sucesso da sua empresa.